De câteva luni, aproape fiecare discuție pe care o am cu antreprenori ajunge, mai devreme sau mai târziu, la aceeași întrebare: „cât mai ținem așa?”. Vorbesc cu fondatori din ecommerce, din software, din retail, din servicii. Unii au avut un an bun, alții au supraviețuit cu greu. Dar cei care organizează evenimente, conferințe, târguri, nunți sau festivaluri sunt, de departe, cei mai loviți. Pentru ei, 2020 n-a fost un an prost. A fost un an în care produsul lor, pur și simplu, a devenit interzis.
Suntem la început de octombrie. În România și în mare parte din Europa, evenimentele mari sunt fie interzise, fie atât de restricționate încât nu mai au sens economic. Numărul de cazuri crește din nou, se vorbește tot mai des de un al doilea val și nimeni serios nu poate spune când revenim la săli pline. Așa că nu scriu despre „cum treci peste criză”, ci despre ceva mai modest și mai util: cum rămâi în viață până când ai din nou o piață.
Cash-ul înainte de orice
Am mai spus-o și o repet: cash-ul e oxigen. Am învățat asta în 2009, când am fost nevoit să vând pachetul majoritar din afacerile mele pentru că alternativa era falimentul, și am scris despre măsurile anticriză de atunci. Lecția e aceeași, doar că acum e mai dură. O firmă de evenimente fără evenimente are venituri aproape zero și costuri care nu dispar singure.
Primul exercițiu e să-ți faci un tabel simplu, săptămânal: câți bani ai, câți intră sigur, câți ies sigur. Nu „ce sperăm”, ci ce e semnat. Apoi tai tot ce nu ține firma în viață. Abonamente, depozite pline de decor pe care nu-l mai folosești în următoarele luni, mașini în leasing care stau parcate. Fiecare leu economisit acum îți cumpără câteva zile în plus.
Renegociază tot, cu toată lumea
Locațiile, furnizorii de tehnică, cateringul, hotelurile partenere sunt în aceeași barcă cu tine. Nici ei nu au evenimente. Asta înseamnă că, de cele mai multe ori, preferă o înțelegere decât un litigiu. Cere amânări de plată, transformă avansurile deja plătite în credit pentru evenimente viitoare, renegociază chiria pe depozit sau pe birou. Să zicem că ai plătit un avans unei săli pentru o conferință din toamnă: în loc să vă certați pe bani pe care niciunul nu-i are, mutați evenimentul și avansul în 2021.
Același principiu e valabil cu clienții. Între a anula și a amâna, amânarea e aproape întotdeauna mai bună pentru ambele părți, dacă e onestă. Între voucher și rambursare, voucherul te ajută la cash, dar nu-l impune cu forța. Oferă-l ca opțiune, eventual cu un mic bonus, și returnează banii celor care chiar au nevoie de ei. Încrederea clienților e singurul activ care nu se depreciază în pandemie, cu condiția să nu-l arzi tu.
Ține echipa de bază și comunitatea în viață
Tentația e să concediezi pe toată lumea și să „repornești de la zero” când se termină. Problema e că oamenii care știu să producă un eveniment bun nu se găsesc pe drum. Dacă ai un nucleu de doi-trei oameni care țin în cap furnizorii, clienții și procesele, încearcă să-i păstrezi, chiar și cu program redus. Folosește schemele de sprijin de la stat acolo unde există și unde te califici, de la șomajul tehnic la alte măsuri pentru firmele afectate. Nu construi afacerea pe ele, dar nici nu le refuza din orgoliu.
Iar comunitatea ta, publicul care venea an de an, sponsorii, speakerii, are nevoie să audă de tine și când nu ai nimic de vândut. Un newsletter sincer, o discuție online, un mesaj simplu de tipul „suntem aici, pregătim revenirea” valorează mai mult decât crezi. Cei care dispar complet un an întreg vor avea mult de muncă să-și reamintească publicului că există.
Online și hibrid: o soluție, nu o salvare automată
Primăvara asta, toată lumea a mutat conferințele pe Zoom. Unele au mers surprinzător de bine, multe au fost niște webinarii lungi cu prezentări citite. Acum, în octombrie, oboseala e reală. Oamenii au petrecut luni întregi în ședințe video, cum am scris și despre munca de acasă, și nu mai stau opt ore în fața unui ecran doar pentru că evenimentul e gratuit.
Un eveniment online bun e un alt produs, nu o copie a celui fizic. E mai scurt, mai bine produs, mai interactiv, cu networking gândit special, nu lăsat la voia întâmplării. Și vine cu întrebarea cea mai grea: cum faci sponsorii să plătească? Un logo pe un fundal virtual nu valorează cât un stand într-o sală plină. Sponsorii vor date, lead-uri calificate, întâlniri programate cu oamenii potriviți, conținut pe care îl pot refolosi. Dacă nu le poți oferi asta, prețul trebuie să scadă sau formatul trebuie regândit.
Evenimente mici, în aer liber, acolo unde se poate
Acolo unde regulile o permit, formatele mici pot ține firma activă: întâlniri restrânse în aer liber, ateliere cu grupuri mici, evenimente private cu un număr limitat de invitați și reguli sanitare clare. Nu vor acoperi pierderile unui an, dar țin echipa în mișcare, păstrează relația cu furnizorii și îți arată ce își mai doresc oamenii. Atenție doar la un lucru: regulile se schimbă repede, uneori de la o săptămână la alta. Nu bloca bani mulți în ceva ce poate fi anulat peste noapte.
Vinde ce știi, nu doar ce organizezi
O firmă de evenimente nu vinde de fapt săli și scaune. Vinde producție, logistică, relații, capacitatea de a face lucrurile să se întâmple la timp. Multe dintre aceste competențe se pot vinde și altfel:
- producție video și streaming pentru companii care vor să comunice cu angajații sau clienții lor;
- organizare de evenimente interne online, lansări de produs, sesiuni de training;
- conținut: înregistrări, interviuri, podcasturi cu speakerii din rețeaua ta;
- consultanță pentru alte firme care trebuie să-și mute evenimentele în online;
- parteneriate cu agenții, platforme sau firme de tehnică, în care fiecare aduce ce are mai bun.
Pregătește revenirea de pe acum
Când lucrurile se vor relaxa, și se vor relaxa la un moment dat, cererea pentru întâlniri față în față va fi mare. Câștigătorii vor fi cei care sunt pregătiți să pornească repede. Asta înseamnă o bază de date curată și actualizată, cu acordul oamenilor, un brand care a rămas vizibil, parteneri care încă îți răspund la telefon și câteva variante de calendar deja gândite.
Pentru 2021 nu-ți face un singur plan. Fă trei scenarii: unul în care restricțiile durează tot anul, unul în care se relaxează treptat de la primăvară și unul optimist. Pentru fiecare, notează ce costuri ai, ce venituri realiste, ce decizii trebuie luate și până când. Nu știm ce aduce anul viitor și nimeni nu știe. Dar diferența dintre panică și strategie e că ai deja răspunsul pregătit înainte să vină întrebarea. Am scris în martie despre primele lecții din carantină; cea mai importantă rămâne că viteza de adaptare contează mai mult decât perfecțiunea planului.
Și dacă nu reușești
Trebuie spus și asta, cinstit: nu toate firmele de evenimente vor supraviețui. Unele au intrat în 2020 fără rezerve, cu credite sau cu un singur eveniment mare pe care se baza tot anul. Dacă ai făcut tot ce se putea și cifrele tot nu ies, să închizi ordonat, cu datoriile plătite cât poți și cu oamenii tratați corect, nu e un eșec personal. E o decizie responsabilă într-o situație pe care n-a provocat-o nimeni dintre noi. Am trecut și eu prin momente în care a trebuit să renunț la ceva construit cu greu. Experiența și relațiile rămân și se pot folosi în următorul proiect.
Tu ce faci, dacă lucrezi în evenimente, turism sau ospitalitate? Ce ai încercat anul acesta și ce a funcționat cu adevărat? Mi-ar plăcea să aflu, pentru că cele mai bune idei de supraviețuire le-am auzit mereu de la cei care sunt în prima linie.