Aproape un an de când ChatGPT a intrat în viețile noastre, discuția despre inteligența artificială s-a mutat din zona „wow” în zona „bine, și ce fac cu ea luni dimineață?”. Ca advisor, stau mult de vorbă cu fondatori de startup-uri și cu patroni de firme mici, iar întrebarea pe care o aud cel mai des nu e despre viitorul omenirii. E mult mai simplă: de unde încep?
Am scris în primăvară cum folosesc ChatGPT în afaceri. Între timp, uneltele s-au înmulțit și s-au maturizat: ChatGPT are custom instructions din iulie, DALL-E 3 a intrat direct în ChatGPT în octombrie, Anthropic a lansat Claude 2, Google are Bard, iar de la 1 noiembrie Microsoft 365 Copilot e disponibil pentru clienții enterprise. Canva și Notion au adăugat și ele funcții de AI. Așa că am făcut o listă practică, pentru un IMM obișnuit: șapte lucruri pe care le poți automatiza, cel puțin parțial, de mâine.
1. Emailurile către clienți și răspunsurile la întrebări frecvente
Orice firmă mică răspunde de zeci de ori la aceleași întrebări: cât costă livrarea, cum returnez, când ajunge comanda, aveți factură. Ce poți face concret: strângi într-un document cele mai frecvente 20–30 de întrebări și răspunsurile tale bune, apoi îi ceri asistentului să scrie ciorne pe baza lor, în tonul firmei. Cu custom instructions din ChatGPT îi spui o singură dată cine ești, cum vorbești cu clienții și ce nu promiți niciodată.
Unealta: ChatGPT, Claude sau Bard pentru ciorne, plus Zapier sau Make dacă vrei ca emailul primit să ajungă automat la asistent și ciorna să apară în inbox. Atenție: ciorna o citește un om înainte să plece. AI-ul poate inventa cu mare seninătate o politică de retur pe care n-o ai.
2. Conținut pentru social media, newsletter și descrieri de produse
Aici e probabil cel mai rapid câștig. Să zicem că ai un magazin online cu câteva sute de produse și descrieri copiate de la furnizor. Îi dai asistentului fișa tehnică și îi ceri o descriere unică, pe înțelesul clientului. Pentru social media, îi ceri zece idei de postări pe lună și alegi trei. Canva are acum funcții de AI pentru texte și imagini, iar DALL-E 3 din ChatGPT îți face ilustrații simple.
Atenție la două lucruri: verifică fiecare cifră și fiecare afirmație tehnică despre produs și nu lăsa vocea brandului să devină generică. Textele „corecte și plictisitoare” sunt cel mai mare risc. Iar despre imagini am scris deja când am testat DALL-E 2 și Midjourney: sunt bune pentru idei și ilustrații, mai puțin pentru produsul tău real.
3. Notițele și rezumatele de la ședințe
Cine a ieșit dintr-o ședință fără să știe exact ce s-a decis ridică mâna. Concret: înregistrezi întâlnirea (cu acordul tuturor), obții transcrierea din unealta de videoconferință sau dintr-un serviciu de transcriere, apoi îi ceri asistentului un rezumat cu trei secțiuni: ce s-a decis, cine ce face, până când. Pentru firmele mari care trăiesc în Microsoft 365, Copilot promite exact asta în Teams, dar pentru un IMM varianta manuală e suficientă.
Atenție: o ședință cu un client sau cu date sensibile nu se urcă oriunde. Citește condițiile uneltei și află dacă datele tale sunt folosite pentru antrenare.
4. Oferte, contracte și documente
Prima variantă a unei oferte comerciale, a unei proceduri interne sau a unui contract standard îți ia ore. Cu AI, îți ia minute. Îi dai structura, condițiile și un exemplu vechi, iar el îți dă o ciornă curată. Poți să-l folosești și invers: îi dai un contract primit și îl rogi să-ți explice clauzele și să-ți arate ce pare neobișnuit.
Atenție, cu litere mari: AI-ul nu e avocat. Pentru orice document important, care te leagă juridic sau financiar, ciorna merge la un avocat. Iar datele de identificare ale partenerilor nu au ce căuta într-o unealtă gratuită de chat.
5. Analiza datelor din Excel și Google Sheets
Mulți patroni de IMM-uri au datele, dar nu au timp sau răbdare să le analizeze. Aici AI-ul e surprinzător de util: îi descrii tabelul și îi ceri formula care îți calculează marja pe produs, îți curăță o listă cu nume scrise în cinci feluri sau îți propune un raport lunar simplu. În ChatGPT Plus, cu GPT-4, poți urca direct un fișier și îi ceri să-ți facă analiza.
Atenție: verifică rezultatele pe câteva rânduri, de mână. Și anonimizează datele înainte să le urci: nu ai nevoie de numele clienților ca să afli care produs se vinde cel mai bine.
6. Recrutarea: anunțuri și sprijin la selecție
Un anunț de angajare bun e mai greu de scris decât pare. AI-ul îți face o primă variantă clară, cu responsabilități și cerințe realiste, și te poate ajuta să pregătești întrebări de interviu. Poate să-ți și rezume CV-urile primite.
Atenție aici mai mult decât oriunde: modelele pot prelua prejudecăți, iar decizia de a elimina un candidat nu o lași unei mașini. CV-urile sunt date personale, deci GDPR se aplică din plin; dacă nu ți-e clar ce ai voie, recitește ghidul practic despre GDPR. Iar regulile europene vin și ele: recrutarea e printre zonele pe care viitorul regulament european privind AI le tratează ca fiind cu risc ridicat.
7. Cunoștințele interne și onboardingul
În cele mai multe firme mici, procedurile stau în capul a doi-trei oameni. Când pleacă unul în concediu, totul se blochează. Soluția e veche, AI-ul doar o face mai ușoară: scrii o dată procedurile (cum se emite o factură, cum se face un retur, cum se răspunde la o reclamație), le pui într-un loc comun, de exemplu în Notion, care are acum AI integrat, iar un om nou întreabă asistentul în loc să-l întrerupă pe colegul ocupat.
Atenție: asistentul e atât de bun cât sunt documentele. Dacă procedura e veche, răspunsul va fi greșit, dar spus cu încredere. Cineva trebuie să le țină la zi.
Cum începi, fără să-ți strici firma
Nu le face pe toate șapte deodată. Ce funcționează, din ce văd la firmele pe care le consiliez:
- Un singur proces la început. Alege-l pe cel mai repetitiv și mai plictisitor.
- Măsoară. Notează cât timp îți lua înainte și cât îți ia acum. Fără cifra ta, discuția rămâne la nivel de impresii.
- Protejează datele clienților. Stabilește clar ce nu se urcă niciodată într-o unealtă de AI.
- Instruiește echipa. O oră de training cu exemple reale valorează mai mult decât zece articole citite.
- Pune pe cineva responsabil. Un om care testează, alege uneltele și răspunde de rezultat.
Cum spuneam și despre GPT-4 și sfârșitul meseriilor: AI-ul nu-ți înlocuiește oamenii, dar oamenii care știu să-l folosească îi vor depăși pe cei care nu știu. La firmele mici, diferența se simte mai repede decât oriunde.
Voi ce ați automatizat deja în firma voastră și ce v-a dezamăgit? Scrieți-mi, sunt curios care dintre cele șapte v-a adus cel mai mult timp înapoi.