În ianuarie am fondat AI Expo Europe, iar acum, cu aproape două luni înainte de prima ediție, pot spune sincer că organizarea unei conferințe seamănă mai puțin cu un spectacol și mai mult cu un șantier. Pe 6 și 7 octombrie ne vedem la București, la Radisson Blu, cu peste 100 de speakeri, români și internaționali. Pe hârtie, asta e o propoziție. În spatele ei sunt sute de e-mailuri, tabele, telefoane și decizii mici care, puse cap la cap, fac diferența dintre un eveniment bun și o zi pierdută pentru toată lumea.
Am explicat la început de an de ce am fondat AI Expo Europe. Acum vreau să scriu despre cum, din mijlocul pregătirilor, fără cifre și fără concluzii premature. Nu știu încă cum va ieși. Știu doar ce am învățat până aici, și poate îi folosește cuiva care organizează un eveniment, mare sau mic.
Începi cu publicul și cu promisiunea, nu cu sala
Prima tentație e să rezervi o sală și apoi să te gândești cu ce o umpli. Eu prefer invers. Întrebarea de la care pornesc e: cine vine și cu ce pleacă acasă? În cazul nostru, răspunsul e clar: antreprenori, manageri, investitori, dezvoltatori și oameni din sectorul public care vor să înțeleagă AI-ul aplicat în business. Nu hype, nu roboți pe scenă, nu „totul se schimbă mâine”.
Promisiunea asta devine filtru pentru tot restul. Un subiect intră în program dacă ajută pe cineva din sală să ia o decizie mai bună. Un partener intră dacă se potrivește cu publicul ăsta. Când ai o promisiune clară, spui „nu” mult mai ușor, și la un eveniment trebuie să spui „nu” des.
Agenda e un exercițiu de echilibru
Cu peste 100 de speakeri, riscul nu e să nu ai ce pune în program. Riscul e să ai un program care arată ca un catalog. Așa că lucrăm pe teme și pe trasee, nu pe nume. Fiecare temă trebuie să răspundă la o întrebare reală: cum aplici AI în vânzări, în operațiuni, în sănătate sau în finanțe, ce înseamnă reglementarea europeană pentru o firmă din regiune, ce face o echipă care vrea să înceapă de mâine.
Apoi vine echilibrul, care e partea cea mai grea. Pe aceeași scenă vreau să-i aud pe:
- companiile mari de tehnologie, care văd tendințele de sus;
- startup-urile, care construiesc repede și greșesc la vedere;
- cercetătorii, care ne țin cu picioarele pe pământ;
- sectorul public, care va reglementa, va achiziționa și va trebui să explice;
- vocile locale și pe cele internaționale, în proporții care să nu transforme evenimentul într-o conferință de import.
Contează și diversitatea speakerilor: de vârstă, de experiență, de gen, de domeniu. Nu ca bifă, ci pentru că un panel în care toată lumea gândește la fel e un panel plictisitor. Și o regulă pe care am adus-o din lecțiile de la un eveniment crypto: pe scenă vin oameni care explică, nu oameni care vând. Prezentările de vânzare au locul lor, la stand sau la o cafea, nu în fața unei săli care a venit să învețe.
Speakerii: invitații, follow-up și un plan B
Să confirmi peste 100 de oameni ocupați e o meserie în sine. O invitație bună e scurtă, personală și spune clar trei lucruri: cine e publicul, despre ce vrem să vorbească și de ce tocmai el sau ea. Invitațiile generice primesc răspunsuri generice, adică niciun răspuns.
Apoi urmează follow-up-ul, care e partea pe care o subestimează toată lumea. Un „da” din primăvară nu e o confirmare pentru octombrie. Fiecare speaker are nevoie de informații despre zbor, cazare, transfer, ora exactă a sesiunii, formatul panelului, cine moderează, ce echipament îi trebuie. Pentru speakerii internaționali, logistica de călătorie se planifică din timp, altfel prețurile și disponibilitatea îți strică socotelile.
Și, inevitabil, vor exista anulări. O ședință mutată, o boală, un zbor anulat. Nu mă supăr, așa e viața. Dar fiecare sesiune importantă are în spate o variantă de rezervă: un al doilea panelist, un moderator care poate ține singur discuția, o temă care poate fi comasată cu alta. Un program bun nu e cel în care nu se schimbă nimic, ci cel care supraviețuiește schimbărilor.
Partenerii, fără să vinzi conținutul
Un eveniment de mărimea asta nu se face fără parteneri și sponsori. Asta e realitatea și nu mă jenez de ea. Linia pe care o trag e simplă: partenerii cumpără vizibilitate și acces la un public calificat, nu cumpără locuri pe scenă. Dacă un partener are un speaker bun, cu un studiu de caz sincer, intră în program pe aceleași criterii ca toată lumea. Dacă vrea doar să-și prezinte produsul, are alte formate pentru asta.
Am scris acum doi ani, când explicam de ce organizăm Crypto Expo Europe la București, că încrederea publicului e singurul activ care contează pe termen lung. Rămân la asta. Un sponsor serios înțelege că un public care are încredere în program îi aduce mai mult decât un minut de reclamă pe scenă.
Sala, tehnica și ceasul
Partea invizibilă a unui eveniment e cea care se vede cel mai tare când nu merge. Sunetul, proiecția, internetul, streamingul, traducerea, semnalistica, înregistrarea la intrare, pauzele de cafea. Facem repetiții tehnice, avem un document cu „cine face ce, la ce oră și pe cine sună”, și testăm totul de două ori.
Iar timpul e sfânt. O sesiune care depășește cu zece minute strică tot ce vine după ea. Moderatorii au mandat clar să oprească politicos pe oricine, oricât de important ar fi. Speakerii știu asta dinainte. Respectul pentru timpul publicului e, pentru mine, cea mai simplă formă de respect.
Marketing, bilete și oameni
Marketingul unui eveniment e un maraton. Anunțăm speakerii și temele în valuri, lucrăm cu comunități, asociații de profil și presa de business, nu doar cu publicațiile de tehnologie. Mesajul e același peste tot: vii ca să pleci cu idei pe care le poți aplica, nu doar cu poze.
Iar evenimentul îl face echipa. O echipă mică, în care fiecare știe exact de ce răspunde, plus voluntari care sunt, de multe ori, primii oameni pe care îi întâlnește un participant. Îi pregătim ca pe gazde, nu ca pe figuranți: să știe programul, sălile și răspunsul la întrebarea „unde e cafeaua?”.
Planul pentru ce poate merge prost
Am o listă de riscuri care crește în fiecare săptămână: ce facem dacă pică internetul, dacă un panel rămâne fără jumătate din invitați, dacă o sală se umple peste capacitate, dacă un speaker spune ceva ce nu trebuia. Pentru fiecare avem un răspuns scris, un responsabil și un plan de comunicare. Nu pentru că sunt pesimist, ci pentru că, după Crypto Expo Europe și Bucharest Summit, știu că ceva va merge altfel decât ai planificat. Întotdeauna. Diferența o face cât de repede reacționezi.
Ce iau cu mine din evenimentele de până acum
Ca strategic advisor la Crypto Expo Europe și ca organizator al Bucharest Summit am învățat că oamenii nu vin pentru logo, vin pentru încredere. Că un public calificat valorează mai mult decât unul mare. Și că cele mai bune lucruri se întâmplă pe hol, între sesiuni, între oameni care altfel nu s-ar fi întâlnit. De aceea lăsăm timp de networking în program, nu doar „dacă rămâne”.
Specific AI-ului e viteza. Ce era nou în ianuarie poate părea vechi în octombrie. Așa că agenda rămâne vie până aproape de eveniment, iar asta cere disciplină și o echipă care nu se sperie de schimbări. Un exemplu bun sunt agenții AI, subiectul care a urcat cel mai repede pe listă în ultimele luni.
Dacă ești antreprenor, manager sau doar curios cum se folosește AI-ul în afaceri reale, te aștept pe 6 și 7 octombrie la București. Iar dacă ai organizat vreodată un eveniment, mi-ar plăcea să aflu: care a fost lucrul la care nu te-ai gândit și care te-a învățat cel mai mult?